Custom Brieven

Vraag

Hoe kan ik als gebruiker Custom Brieven gebruiken?

Uitleg

Binnen SVS is het mogelijk om sjablonen aan te maken voor bijvoorbeeld een onderwijsovereenkomst of een praktijkovereenkomst. Aan deze sjablonen kun je zogenoemde mergevelden toevoegen, die automatisch vanuit de applicatie worden gevuld zodra je dit sjabloon gaat afdrukken. Deze module is beschikbaar voor de rollen administrator, brievenbeheer en examenbureau medewerker. 

De brieven die je als sjabloon wilt aanmaken zul je als rtf bestand moeten opslaan in SVS vanuit Microsoft Word. In SVS kennen we een legenda van mergevelden die je binnen het document kunt gebruiken. Deze mergevelden worden dan vanuit SVS gevuld in het document dat je wilt aanmaken. Via het menu Pakketbeheer > Custom Brieven > Upload RTF > Legenda kun je deze mergevelden inzien. Zodra de brief klaar is kun je deze via onderstaande stappen uploaden. Let op: Je maakt het sjabloon dus aan in word en gebruikt de mergevelden die in SVS bekend zijn. Deze mergevelden worden dan gevuld met gegevens uit SVS. 

  1. Ga naar Pakketbeheer > Custom Brieven. 
  2. Klik op Upload RTF om een nieuwe brief te uploaden. Deze brief is dus aangemaakt in Word. 

  3. SVS opent een pop-up scherm waarin de brief geüpload kan worden.
  4. Klik op legenda. Er verschijnt een pop-up met alle mergevelden die SVS kent.

  5. Open in Word een bestaande brief die je wilt gebruiken in SVS.
  6. Vervang de mergevelden in de brief in Word door de mergevelden zoals deze in SVS bekend zijn.
  • Ga naar invoegen > snelonderdelen > Field
  • Kies als veldnaam ‘Mergefield’.
  • Plak de inhoud uit de kolom ‘Koppeling’ (TP) in het veld ‘veldnaam’(Word).
  • Klik op OK
  • In word wordt de tekst nu weergegeven tussen haakjes <<>>. Dit ziet er dan als volgt uit: 

  • Sla het document op als RTF-bestand (*.rtf).
  • Sluit de legenda in SVS.
  • Voer een naam in van het document.
  • Kies de passende categorie:

  • Selecteer het RTF-bestand via 'Bestand kiezen'.

  • Klik op Opslaan en sluiten.
  • Klik op de regel van de brief.
  • Kies voor school of opleiding.
  • Selecteer daarna de juiste school of opleiding.
  • De brief is nu beschikbaar in de school of opleiding die geselecteerd is. 
  • Daarnaast kun je de brief gebruiken in de intake-module bij ‘communiceer’. Let op: dit is afhankelijk van de gekozen categorie.