Service verzoeken - Ontvangen en behandelen

Vraag

Gebruikers kunnen vragen stellen via het menu 'service verzoeken', bij wie komen die service verzoeken binnen?

Uitleg:

Via het uitklapmenu rechtsbovenin het scherm, kunnen gebruikers een service verzoek plaatsen indien ze de permissie hebben 'Mag service aanvragen doen'. Deze permissie is aan te zetten via Beheer > Permissiegroepen > kies permissiegroep > Profiel > 'Mag service aanvragen doen'. Er zijn veel onderwijsinstellingen die dit menu item wijzigen in 'Stel een vraag'.

Deze serviceverzoeken komen binnen bij alle gebruikers die het menu-item 'Service verzoeken' in hun hoofdmenu hebben aanstaan (links in de grijze balk). Dit menu hoeft dus enkel aangezet te worden voor de gebruikers die de service verzoeken moeten afhandelen.

Afhankelijk van de inhoud van de service verzoeken bepaald een onderwijsinstelling wie deze service verzoeken afhandelen. Het kan zijn dat de leerlingsadministratie deze verzoeken binnen krijgt over bijvoorbeeld adres wijzigingen of functioneel beheerders over ICT gerelateerde vragen. Deze meldingen blijven binnen de applicatie en worden niet doorgestuurd naar de e-mail. Het is dus zaak dit menu item goed in de gaten te houden.

Het menu item is aan te zetten via Beheer > Permissiegroepen > kies permissiegroep > Menu > Service verzoeken.

Service categorieën

Om overzicht te creëren in binnengekomen service verzoeken, raden wij aan om gebruik te maken van Service categorieën. Zo kun je een grove indeling maken van de onderwerpen waarop service verzoeken binnenkomen en tevens kun je aangeven welke permissiegroepen binnen deze categorie een verzoek mogen plaatsen.

Om deze categorieën aan te maken heb je de permissie 'Beheer Service categorieën' nodig. Deze zet je aan via Beheer > Permissiegroepen > kies permissiegroep > Menu > 'Beheer service categorieën'.

Zie bovenstaand enkele voorbeelden van te gebruiken categorieën. Middels de knop 'Nieuw' zijn er naar wens meer categorieën aan te maken. Per service categorie is het mogelijk een toelichting toe te voegen, deze wordt ook zichtbaar voor de gebruikers wanneer ze de categorie selecteren.

Tot slot geef je aan welke gebruikers deze categorie mogen gebruiken, wanneer ze een service verzoek plaatsen. Dit ziet er als volgt uit wanneer er een service verzoek wordt geplaatst:

Status

Er wordt gebruik gemaakt van vier verschillende statussen; open, in behandeling, uit behandeling en sluiten.